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文档管理系统

随着企业的发展,企业会有越来越多的文档需要管理,这些文档主要分为:通用类文档(公司,部门,个人文档),体系文档(和组织质量体系有关的文档),业务文档(项目文档,生产文档,合同文档)等。企业要要高效地发展,就要对这些文档进行统一的管理和维护,为此需要一个系统管理平台;讴鹏中国为企业客户提供基于SharePoint的文档管理平台,在SharePoint平台基础之上,我们为企业提供了一个易用,安全,高效的文档管理系统。通过文档管理系统可以集中存储和管理海量文档和各类的数字资产(如Office文档,电子邮件,多媒体文档,工程设计文档等等)。

我们的解决方案

通用类文档管理
文档集中分类储存:搭建海量文档(Office、PDF、TXT)、数字资产(CAD图纸、视频、音频)集中存储的平台,公司领导及员工可以实现跨地区地查询重要信息文件,实现资源共享,提高工作效率。通过SQL Server RBS功能,来实现超大文件的存储。

树形目录结构分类管理为不同部门的不同人员设置灵活的权限,保证文档使用的安全,同时支持锁定文档保证安全和通过唯一编码实现文档间的相互关联,方便查看,节约查找所需时间

文档搜索和文档元数据管理:使用SharePoint的搜索引擎,来实现文档搜索和文档元数据管理

桌面工具同步管理通过使用Office 2013中的SkyDrive Pro同步管理SharePoint文档库,用户可以通过在线或者脱机方式管理权限内的文档,拖拽即可操作

文档版本管理:SharePoint文档库支持文档的版本管理,更改后的文档可以保存为新版本,同时历史版本可以再次打开或者恢复。

文档数字签名和文档水印管理SharePoint支持数字签名以实现文档数字签名和文档水印管理

体系文档管理
文档创建,修改和废除:提供强大的文档控制和全生命周期的管理,完全符合ISO对文档管理的严格要求。对ISO文档的编制、修改、审核、分发、收回、借阅、销毁等文档进行全生命周期的电子化管理。

文档的审批通过SharePoint工作流审批流程,确保文档内容经过相关责任人的确认,流程可以方便的定制,支持各种逻辑分支条件,以满足复杂的业务需要

文档的发布只有审批通过的文档才能进行发布,在发布时需要对文档设置相应的权限,以保证文档的安全;同时系统要通知相关人员,以保证文档生效

文档的归档:归档文档的数量较大,类型较多,通过树形目录的方式,可以较好的对文档进行分类和管理

文档的借阅借阅申请需要经过申请人的经理和文档所有者审批;审批通过后系统自动为申请人在设定期限内开放文档打开的权限

文档安全管理:通过微软的RMS来实现文档的安全管理,控制文档的读写权,打印权,失效期,操作权,以及每次打开是否需要重新验证等。

对外借阅文档的安全管理通过Passport账户授权,实现对外借阅文档的安全管理

业务文档管理
文档的在线编辑:使用Office Web APP功能,可支持多人同时在线对同一篇文档进行编辑。

文档分享:可以把指定文档或者目录分享给相关人员,同时可以选择是否有编辑权限

文档评论功能:在"文档评论"中可直接发表自己的观点看法意见,支持同一时间多个用户同时发表评论

目录订阅支持对目录进行订阅。当订阅目录下文档发生改动时,系统会通过即时消息与电子邮件两种方式通知订阅用户

文档审计、痕迹保留完善的系统日志和审计记录,系统自动记录用户对文档的所有相关操作及操作时间,一旦出现问题可有据可寻。

文档管理其他功能
文档的权限管理:文档管理系统提供丰富的权限管理功能、类似于角色的组管理的功能、目录和文档分别设置权限的功能。

网站内容管理支持提供基于文档系统的统计分析报告。

文档格式转换支持:对于体系类文档,当创建文档时,选择“转成PDF”即可,则文档所有者可以看到原始的office文档,文档浏览者则看到PDF格式文档。

多媒体文件格式转换视频讨论和纠错功能

 

 
公司新闻

2015/5/5 再次携手协鑫(集团)控股有限公司,为其提供基于sharepoint的企业协同平台二期

2015/5/5 讴鹏(中国)参与太平洋资产为其提供基于sharepoint 解决方案

2015/5/5 讴鹏(中国)签约上海财经大学为其提供用户统一认证中心

2015/4/12 作为SharePoint服务提供商,讴鹏(中国)参与韶关钢铁培训平台项目

2015/4/12 讴鹏(中国)签约汇源集团,为其实施费用管控系统。

2015/4/12 讴鹏(中国)签约协鑫(集团)控股有限公司,为其提供基于sharepoint的企业协同平台。

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